Все, что Вы хотели, но боялись спросить про онлайн кассы

Все, что Вы хотели, но боялись спросить про  онлайн кассы

1. Что будет, если не купить онлайн-кассу?

Если по закону нужно установить онлайн-кассу, но   предприниматель работает без неё, то по статье 14.5 КоАП РФ ему  грозит штраф:

  • для ИП — четверть или половина всей выручки за время работы без кассы, но не менее 10 тысяч рублей;
  • для организации — 75–100 % выручки, но не менее 30 тысяч рублей.

Если применяется старая касса, она не считается — штраф такой же, как за работу вообще без кассы.

Если будет зафиксировано повторное нарушение, и выручка за оба нарушения в сумме больше 1 миллиона рублей, предпринимателя дисквалифицируют на 1–3 года, а организацию могут закрыть на три месяца.

2. Всем ли нужна онлайн-касса?

Онлайн-касса не нужна предпринимателям, которые продают товары и оказывают услуги другим ИП и ЮЛ. Также кассы могут не ставить продавцы ценных бумаг, владельцы газетных киосков, салонов по ремонту обуви и некоторых других бизнесов — полный список можно посмотреть в статье 2 54-ФЗ.

Недавний закон 129-ФЗ от 06.06.2019 года продлил отсрочку перехода на онлайн-кассы для некоторых предпринимателей. До 1 июля 2021 года кассы могут не ставить ИП без работников, которые предоставляют услуги или продают товары собственного производства.

Остальные предприниматели с 1 июля 2019 года были обязаны установить и подключить онлайн-кассы — торговать без них нельзя. Даже если один работник или продажи физлицам не более 1 раза в 2-3 месяца -  онлайн-кассу нужно купить. (Заметим, что на сегодняшний день кассами обзавелись от 30 до 50% предпринимателей.)

3. За что ещё нужно платить, кроме кассы?

Кроме онлайн-кассы, обязательно придётся потратить деньги ещё на две вещи:

  1. Фискальный накопитель за 8000–11500 рублей. Иногда продаётся вместе с кассой
  2. Договор с оператором фискальных данных, который будет передавать чеки в налоговую — около 3 тысяч рублей в год.

Если продаётся крепкий алкоголь, нужно передавать данные ещё и в ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система). Для этого нужно купить кассу, которая умеет подключаться к компьютеру и печатать чеки с QR-кодом. Кроме того, понадобится купить Джакарту — специальную электронную подпись для ЕГАИС, стоит от 1000 рублей.

4. Что лучше: купить или арендовать кассу?

Аренда онлайн-кассы стоит 2–3 тысячи рублей в месяц. За год аренда кассы обойдётся минимум в 24 тысячи. В тариф может входить фискальный накопитель и ОФД (Оператор фискальных данных), но иногда их нужно докупать — тогда придётся отдавать ещё около 10 тысяч в год. Кроме того, почти всегда в случаях аренда клиенту необходимо самостоятельно провести работы по регистрации аппарата в налоговой и ОФД, а это дополнительные 2000р-3000р. за работы.

Цены на покупку онлайн-кассы начинаются от 6–7 тысяч без фискального накопителя. Кассы с накопителем на год и возможностью устанавливать полезные программы для торговли стоят 15–20 тысяч рублей. Договор с оператором фискальных данных будет стоить от 3 тысяч в год.

В итоге за год можно отдать за аренду столько же, сколько стоит касса, поэтому это не очень выгодно. Но если денег на покупку сейчас нет, можно арендовать кассу на год, чтобы соблюсти требования ФНС, а за год отложить деньги на покупку.

5. На какой срок нужно покупать фискальный накопитель?

На рынке есть фискальные накопители на 13, 15 и 36 месяцев. Это максимальный срок эксплуатации, но он может быть меньше. Например, если пробивать больше чеков или работать в автономном режиме, накопитель на 36 месяцев закончится раньше.

Предпринимателям на ОСН (Общая система налогообложения), если они работают не в сфере услуг, нужно покупать накопитель на 13 или 15 месяцев. По закону можно взять накопитель и на 36 месяцев, но в паспорте ФН на 36 месяцев ОСН нет, так что лучше взять фискальный накопитель на меньший срок.

Правда, сейчас все снова стали активно покупать онлайн-кассы, так что нужных накопителей может не хватить. В письме от 24.06.2019 № СД-4-20/12191@ представители ФНС сказали, что пока есть дефицит, штрафовать предпринимателей за неправильный накопитель не будут. Это письмо ещё не опубликовали онлайн, но в нём ФНС ссылается на старое письмо от 23 мая 2017 г. N ЕД-4-20/9679@ , в котором и прописано отсутствие штрафов.

6. Как зарегистрировать кассу в налоговой

Нельзя просто купить кассу, поставить её, подключить к оператору фискальных данных и начать торговать. Необходима регистрация онлайн-кассы в налоговой. Это можно сделать как лично, так и через интернет. Рассмотрим порядок регистрации онлайн-кассы в обоих случаях.

Лично. Для этого нужно скачать и заполнить специальный бланк — это и будет заявление на регистрацию. Затем собрать документы для регистрации онлайн-касс:

  • само заявление;
  • свидетельство о регистрации;
  • ИНН;
  • документы на кассу;
  • договор с оператором фискальных данных;
  • печать (при наличии).

Всё это нужно будет отнести в налоговую. Инспекторы рассмотрят заявление и назначат день, когда кассу нужно будет принести в отделение. Если всё будет в порядке, выдадут карточку регистрации, и кассу можно будет использовать.

Онлайн. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись и регистрация на сайте nalog.ru. В личном кабинете нужно будет заполнить заявление в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» и заверить его электронной подписью.

После этого внести в кассу данные организации, номер регистрации с сайта nalog.ru и данные ОФД. Касса напечатает отчёт о регистрации, данные из которого нужно будет внести в личный кабинет, чтобы получить карточку регистрации онлайн-кассы. После этого на сайте ОФД ввести данные из карточки ККТ — на этом регистрация завершится.

Как правило, регистрацию никто не делает самостоятельно- это еще одна услуга, которую покупают вместе с кассой. Ее стоимость 2000 рублей. И это выгоднее клиенту, потому что в случае ошибки при регистрации, скорее всего, придётся покупать другой фискальный накопитель, то есть заплатить ещё 8–11,5 тысяч.

7. Как подключить кассу к интернет-магазину?

Владельцы интернет-магазинов тоже обязаны подключить онлайн-кассу и выдавать чеки через неё. Но есть проблема: в магазине могут что-то купить в любой момент, лично выбивать чеки не получится. К тому же, их нужно не отдавать в руки, а отправлять по электронной почте или на телефон. Чтобы соблюсти закон, нужно подключить кассу напрямую к интернет-магазину.

Какую онлайн-кассу выбрать в этом случае? Лучше купить специальную модель, которая умеет работать с интернет-магазином. Обычно это «Атол», но есть и другие варианты.

8. Зачем и как обновлять онлайн-кассы?

Иногда выходят новые законы, например, НДС повышается до 20 % или меняются обязательные реквизиты в чеках. В итоге все старые кассы, которые не обновились, печатают неправильные чеки — за такое можно получить штраф. Поэтому при каждом изменении в законах кассу нужно обновлять.

Более дорогие модели касс с экраном и разными встроенными программами для торговли обычно умеют обновляться самостоятельно: их нужно просто подключить к интернету и убедиться, что всё работает нормально.

Если касса не обновляется сама, лучше обратиться в сервисный центр: обновление будет стоить 1–2 тысячи рублей в зависимости от самого центра и модели кассы.

9. Нужны ли отдельные кассы для разных точек, курьеров, интернет-магазина?

Онлайн-касса должна быть во всех местах, где принимаются  деньги от покупателей. Если «в наличии» два магазина, нужно две онлайн-кассы. Если магазин и курьеры — касса для магазина и касса для каждого курьера. Если курьеры доставляют товары из онлайн-магазина после оплаты — только одна касса, так как курьер деньги не принимает.

10. Что делать, если фирма использует разные системы налогообложения?

Если используется  одновременно несколько систем налогообложения, при фискализации кассы нужно будет указать их все. Никаких ограничений по количеству нет, проблем при регистрации в налоговой тоже не будет.

Во время работы с кассой нужно будет к каждому чеку указывать соответствующую систему налогообложения. Например, если ты продаёшь компьютеры по одной системе, а услуги по их обслуживанию и настройке — по другой, нужно выбирать два разных чека.

11. Что делать с онлайн-кассой после закрытия фирмы?

3 июля 2018 года в закон № 54-ФЗ внесли поправку: теперь не обязательно снимать кассу с учёта, при закрытии компании она снимется автоматически. Нужно только передать все чеки с фискального накопителя в налоговую до закрытия фирмы и потом закрыть сам фискальный накопитель.

Ненужную кассу после закрытия фирмы можно продать другим предпринимателям, например, на Avito — это законно. Правда, продавать её нужно без фискального накопителя, так как он привязан к предпринимателю и не может быть использован другими людьми.

12. Заменяет ли автомат для эквайринга онлайн-кассу?

Автоматы для эквайринга позволяют принимать оплату по картам. Раньше их подключали к обычным кассам или даже использовали без касс. Они связываются с интернетом, то есть работают онлайн, и иногда даже умеют печатать чеки. Но автомат для эквайринга — это не онлайн-касса. Он не умеет передавать данные в ФНС, поэтому использовать его вместо онлайн-кассы нельзя. Нужно покупать отдельную кассу и подключать к ней аппарат для эквайринга, либо сразу брать онлайн-кассу, которая умеет принимать платежи по картам.

13. Как торговать, если онлайн-касса сломалась?

Никак! По закону при поломке онлайн-кассы продавать товары и услуги запрещено. Нужно остановить торговлю и починить кассу — вызвать мастера или отнести кассу в сервисный центр. Будет хорошо, если на такой случай есть запасная касса: можно будет пробивать чеки с неё и не останавливать работу компании.